Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ?

Charges locatives : définition et principes

Les charges récupérables désignent l'ensemble des dépenses initialement payées par le bailleur, mais que ce dernier peut légalement refacturer au locataire. Il s'agit de frais liés à l'usage courant du logement et de l'immeuble, comme l'entretien des parties communes, la consommation d'eau, l'ascenseur ou encore le chauffage collectif.

Contrairement aux gros travaux ou aux dépenses d'investissement qui restent à la charge exclusive du propriétaire, les charges récupérables concernent uniquement les services rendus et les consommations courantes. La liste des charges récupérables est strictement encadrée par la réglementation : le propriétaire ne peut pas ajouter librement des postes non prévus par la loi.

Trois grandes catégories structurent ces charges : les dépenses liées aux services collectifs (eau, électricité des communs, entretien des espaces verts), les frais d'entretien courant et de réparations locatives (ramonage, maintenance des équipements), et enfin les taxes et redevances locatives comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Cette distinction permet au locataire de comprendre précisément ce qu'il paie et au bailleur de justifier chaque poste refacturé.

Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : le cadre légal

Le cadre juridique des charges récupérables repose sur l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 relative aux rapports locatifs, complété par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ce décret fixe la liste exhaustive et limitative des charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire dans le parc locatif privé.

Seules les dépenses figurant explicitement dans cette liste peuvent être facturées : aucune charge supplémentaire ne peut être ajoutée, même si elle paraît justifiée. Le décret protège ainsi le locataire contre les refacturations abusives et garantit la transparence des décomptes.

Pour consulter le texte officiel et vérifier la liste complète des charges autorisées, le bailleur peut se référer à Légifrance, portail officiel du droit français, qui publie l'intégralité du décret et de ses éventuelles mises à jour. Cette source de référence permet de sécuriser la gestion locative et d'éviter tout litige lié à une facturation non conforme.

Tableau des charges locatives récupérables

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste limitative des charges récupérables sur le locataire. Ces dépenses, initialement payées par le propriétaire, concernent le fonctionnement courant du logement et les services rendus au locataire. Voici un tableau récapitulatif des principales catégories :

Réparations locatives à la charge du locataire

Un joint qui goutte, une pile d'interphone à plat : rien de dramatique, mais quelqu'un doit s'en charger. Au-delà des charges récupérables, le locataire doit ainsi assurer l'entretien courant et les menues réparations pendant toute la durée du bail. Ces réparations locatives concernent notamment :

• Robinetterie : entretien des robinets, remplacement des joints et des colliers, détartrage des pommeaux de douche
• Interphone : remplacement des piles, nettoyage et petites réparations du dispositif
• Dispositif d'ouverture : entretien et graissage des serrures, remplacement des clés perdues
• Ventilation : nettoyage des bouches d'extraction et des entrées d'air, remplacement des filtres

En revanche, les grosses réparations (remplacement d'une chaudière vétuste, réfection de la toiture, travaux de structure) restent à la charge du propriétaire. Le décret du 26 août 1987 précise que seules les dépenses d'entretien courant et les petites réparations d'installation individuelle effectuées par le bailleur au lieu et place du locataire sont récupérables.

Comment calculer et régulariser les charges locatives ?

Le propriétaire fixe le montant des provisions pour charges mensuelles en se fondant sur le budget prévisionnel ou les résultats antérieurs de la précédente régularisation. Ces provisions constituent des avances régulières versées par le locataire chaque mois en complément du loyer, destinées à couvrir les dépenses réelles de charges récupérables (eau, entretien, chauffage, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères).

La régularisation annuelle intervient ensuite pour ajuster ces provisions en fonction des charges réellement engagées. Concrètement, le propriétaire compare le total des provisions déjà versées avec les dépenses réelles de l'année écoulée.

Si les provisions sont inférieures aux dépenses, le locataire doit verser un complément. À l'inverse, si les provisions dépassent les dépenses réelles, le propriétaire rembourse le trop-perçu rapidement : le genre de bonne surprise qui ne fâche jamais personne.

En location meublée, le bailleur peut opter pour un forfait de charges fixe inscrit au bail. Dans ce cas, aucune régularisation n'est possible : le montant reste identique toute l'année, quelle que soit la consommation réelle. Ce forfait doit rester cohérent et proportionné par rapport aux charges prévisibles pour éviter toute contestation.

Délai de régularisation et justificatifs du bailleur

Le propriétaire dispose d'un délai de 3 ans pour procéder à la régularisation des charges locatives. Ce délai court généralement à compter de la transmission de l'exercice définitif par le syndic, et non de la date de paiement des provisions mensuelles par le locataire. Passé ce délai, la régularisation ne peut plus être exigée.

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte détaillé par nature de charges (électricité, eau froide, eau chaude, entretien, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, nettoyage des parties communes). Ce document récapitule le montant total des provisions versées, les dépenses réelles engagées et le solde à régulariser (complément ou remboursement).

À compter de l'envoi du décompte, toutes les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, appels de fonds du syndic, relevés de consommation) doivent être tenues à disposition du locataire pendant 6 mois. Le locataire peut les consulter librement pour vérifier la conformité des charges réclamées.

Si la régularisation intervient plus d'un an après l'année concernée, le locataire peut demander un paiement échelonné sur 12 mois du complément réclamé.

Quelles dépenses ne sont pas récupérables ?

Tentant, parfois, de vouloir glisser un peu tout dans la colonne « charges »… Mais la loi ne l'entend pas de cette oreille. Certaines dépenses incombent exclusivement au propriétaire bailleur et ne peuvent en aucun cas être refacturées au locataire. Les grosses réparations (ravalement de façade, rénovation de toiture, remplacement d'équipements collectifs comme la chaudière ou l'ascenseur) restent entièrement à votre charge, car elles relèvent de la conservation du patrimoine.

De même, honoraires de syndic de copropriété liés à la gestion administrative et comptable ne figurent pas dans la liste des charges récupérables. La taxe foncière constitue également une charge locative non récupérable, contrairement à la TEOM (Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères) qui peut être répercutée sur le locataire.

Les frais de gestion locative, les frais comptables et les travaux d'amélioration du bien (installation d'un système de sécurité, rénovation énergétique) restent à votre charge. Ces dépenses peuvent toutefois être déduites de vos revenus fonciers dans certaines conditions.

Charges locatives en meublé : provisions ou forfait ?

En location meublée, vous avez le choix entre deux modes de paiement des charges. Les provisions sur charges fonctionnent comme en location vide : vous demandez une avance mensuelle au locataire, puis procédez à une régularisation annuelle en fonction des dépenses réelles.

Le forfait de charges, en revanche, fixe un montant mensuel définitif sans régularisation ultérieure. Cette formule simplifie la gestion et évite les décomptes annuels, mais le montant du forfait doit rester cohérent avec les charges prévisibles pour éviter toute contestation.

Attention : le bail mobilité impose obligatoirement le forfait. Si vous optez pour cette solution, veillez à estimer correctement les charges pour ne pas supporter un surcoût en cas d'augmentation imprévue (chauffage, eau) : un forfait mal calibré, c'est vous qui payez la facture du confort du locataire. En colocation, le forfait est également possible et fortement recommandé pour limiter les sources de conflit lors des régularisations.

Gérer les charges récupérables avec rigueur, c'est bien. Mais un décompte impeccable ne sert pas à grand-chose si le locataire ne règle plus rien du tout. Protéger vos revenus locatifs contre les impayés et les litiges, c'est donc tout aussi essentiel. Un désaccord sur le décompte de charges, une contestation du locataire ou un simple retard de paiement des charges récupérables peut rapidement fragiliser vos flux financiers et compliquer la gestion locative.

C'est précisément là qu'intervient la Garantie Loyers Impayés (GLI) Solly Azar. Notre assurance loyers impayés couvre non seulement les loyers impayés, mais aussi les charges récupérables impayées dès le premier incident. Vous bénéficiez d'une indemnisation mensuelle par virement bancaire pendant toute la durée de la procédure, jusqu'à 30 mois, ainsi qu'une prise en charge à 100 % des frais de contentieux et de recouvrement (huissier, avocat, procédure judiciaire).

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